Baudokumentation ist nicht nur eine Frage der Ordnung — sie ist die juristische Lebensversicherung des Bauleiters. Im Streitfall (Mängelhaftung, Bauzeitverlängerung, Nachträge) entscheidet die Qualität der Dokumentation darüber, ob ein Anspruch durchgesetzt oder abgewehrt werden kann. Dieser Beitrag fasst die Pflichten aus HOAI und BGB zusammen und zeigt, wie eine KI-gestützte Foto-Erfassung den Aufwand spürbar reduziert.
Welche Dokumentation ist Pflicht?
- Bautagebuch — Tagesbericht über Witterung, eingesetzte Arbeitskräfte, durchgeführte Tätigkeiten, Materiallieferungen und besondere Ereignisse. Bei VOB-Verträgen üblich, bei BGB-Verträgen vertraglich vereinbart. Faktisch unverzichtbar als Beweisgrundlage.
- Bauüberwachungsdokumentation (HOAI Leistungsphase 8) — Stichproben-Prüfung der ausgeführten Leistungen, Mängel- und Schlussabnahmen.
- Fotodokumentation — bei verdeckten Bauteilen (z.B. Bewehrung vor dem Betonieren, Installationen vor dem Verkleiden) der einzige Weg, den Bauzustand später nachzuweisen.
- Mängelerfassung — durchgehend, nicht nur bei der Abnahme.
- Nachträge und Anordnungen — jede Abweichung vom Werkvertrag schriftlich festhalten.
Was Fotos rechtssicher dokumentieren müssen
Ein Baufoto ohne Kontext ist als Beweisstück kaum verwendbar. Damit ein Foto vor Gericht standhält, muss es:
- Aufnahmezeitpunkt nachweisen — EXIF-Daten sind technisch manipulierbar, deshalb idealerweise serverseitiger Timestamp.
- Aufnahmeort belegen — GPS-Koordinaten plus Zuordnung zu Bauteil und Bauabschnitt.
- Verantwortlichen ausweisen — wer hat das Foto wann hochgeladen.
- Unverändert sein — keine nachträgliche Bearbeitung; bei strittigen Punkten Hash-Verfahren möglich.
Fotografische Hinweise für die Baustelle
Aus der Praxis: was häufig schief geht und wie es besser geht.
- Übersicht + Detail — pro Bauteil immer ein Übersichtsbild plus ein Detailbild. Allein das Detail lässt sich später räumlich nicht einordnen.
- Maßstab im Bild — Zollstock, Münze oder anderes Vergleichsobjekt für Größeneinordnung.
- Frontale Aufnahme bei Mängeln — schräge Bilder verfälschen Spaltmaße und Abstände.
- Beleuchtung — bei dunklen Räumen Taschenlampe oder Smartphone-Blitz nutzen; unscharfe Aufnahmen sind unbrauchbar.
- Vor verdeckten Bauteilen — Bewehrung, Installationen, Dämmung dokumentieren, bevor sie verschlossen werden. Was nicht fotografiert wurde, lässt sich später nicht ausgraben.
Aufbewahrungsfristen
Die Gewährleistungsfrist für Bauwerke beträgt nach §634a BGB fünf Jahre. Bei VOB-Verträgen sind es nur vier Jahre (§13 VOB/B). Die Dokumentation sollte mindestens bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist plus einer angemessenen Reserve aufbewahrt werden — praktisch heißt das mindestens 6-7 Jahre. Bei arglistig verschwiegenen Mängelnbeginnt die Verjährung erst mit Kenntnis — in solchen Fällen ist eine längere Aufbewahrung ratsam.
Wie eine KI-gestützte Foto-Erfassung den Aufwand reduziert
Auf einer aktiven Baustelle entstehen pro Bauleiter und Woche zwischen 100 und 500 Fotos. Die manuelle Nachsortierung (Projekt, Bauabschnitt, Gewerk, Mangelkategorie) kostet einen ganzen Bürotag pro Woche. Eine KI-gestützte Erfassung automatisiert die Sortierung anhand des Bildinhalts: aus dem Foto wird ein vorklassifizierter Datensatz mit erkanntem Gewerk, ggf. Mangelkategorie und Normbezug. Der Bauleiter prüft, korrigiert wo nötig — und gewinnt die gesparte Zeit auf die nächste Begehung zurück.
Worauf bei der Tool-Auswahl achten
- Offline-Fähigkeit — Baustellen haben oft keinen Empfang. Daten müssen lokal gepuffert und automatisch synchronisiert werden.
- Strukturierte Datenhaltung — keine Foto-Galerie, sondern eine zugeordnete Mängeldatenbank.
- Exporte — Excel, PDF, GAEB für die nahtlose Übergabe an Sachverständige und Subunternehmer.
- DSGVO-Konformität — Daten in der EU/Deutschland, AV-Vertrag, rollenbasierte Zugriffe.
- Versionierung — nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.